Uzmanlar tarafından motivasyon, insanları harekete geçiren,  bunu devam ettiren ve olumlu düşünmeye sevk eden güç olarak açıklanıyor. Günümüzde insan ihtiyaçları, birinci derecede temel-fizyolojik ihtiyaçlar ve ikinci derecede tamamlayıcı ihtiyaçlar olmak üzere ikiye ayrılır. Bir işletmede çalışanların ihtiyaçlarının bilinmesi ve örgütün buna göre yapılanması motivasyon artışı sağlar. Bu nedenle, çalışanları verimli bir şekilde çalışmaya yönlendirecek, sorumluluk almalarını sağlayacak, problemleri çözmeleri için harekete geçirecek ve başarılarını ödüllendirecek bir ortam yaratılmalıdır.

Yönetici motivasyon konusu ile ilgilenmek zorundadır. Çünkü yöneticinin başarısı, çalışma ekibinin örgütsel amaçlar doğrultusunda çalışmalarına; bilgi, yetenek ve güçlerini tam olarak bu doğrultuda harcamalarına bağlıdır. Başka bir deyişle motivasyon ile performans çok yakından ilişkilidir. Motive olmayan personelin performans göstermesi beklenmemeli. Kişiler çok çeşitli davranışlar gösterir. Bu davranışların değişik nedenleri olabilir. Yönetici açısından önemli olan, kişilerin (personelin) organizasyonun amaçları doğrultusunda davranmasıdır. Motivasyon kişisel bir olaydır.

Son yıllarda personelin kendi iç motivasyonunu yüksek tutmasının, işletmenin uygulayacağı motivasyon çalışmalarına göre daha etkil olacağı söyleniyor. Ancak bir personel haksızlığa uğruyor, maaşını alamıyor, ve üstlerinden yeterli desteği göremiyorsa, iç motivasyonu ne kadar yüksek olursa olsun işine karşı hissettiği sorumluluk ve bağlılık duygularında zedelenme görülür.  Motivasyon, kişilerin belli bir ihtiyacı karşılamak üzere içten gelen bir arzu ile davranma halidir. İnsan sadece maddi bir varlık olmadığı için, manevi faktörler de kendisini etkiler. Aynı zamanda, motivasyon ve performans doğru orantılıdır.

Motivasyon ne kadar yüksek olursa performans da o kadar yüksek olur. Bu nedenle motivasyon konusunda personel yalnız bırakılmaması ve iş performansı en üst düzeyde tutulması önemlidir. Bir üstün, astına, verdiği emeğin değerli olduğunu hissettirmesi, çalışma ortamına iyi uyum sağlayan ve işletmenin değerlerini sahiplenen çalışanlar yaratmakta, performansı yükseltmekte ve işe devamsızlık oranını azaltmaktadır.

Bu noktada akıllara “motivasyonu ve performansı yükseltmek için ne yapmalıyız? Nasıl bir yol izlemeliyiz?” soruları gelmektedir. Bu konuda bir çok kaynaktan bir çok yönteme ulaşmak mümkündür. Ancak  ben “iletişim unsuru”ndan bahsetmek istiyorum.

Açık iletişim, haberlerin bir örgütsel yapı içinde zirveden dibe, dipten zirveye serbestçe ve sağlıklı bir biçimde akışıdır. Çalışanlar, kendilerinden ne yapılmasının beklendiğini ,üstlerinin onlardan ne beklediğini, diğer bölümlerde ve işletme dışında kendi işleriyle ilgili olarak nelerin olup bittiğini bilmek ister. Bu haber akışının sağlanması yöneticinin sorumluluğundadır. Yöneticinin söz ve hareketlerinin kişiden kişiye değişmemesi gerekir. Yeterli iletişim sağlanamadığı takdirde belirsizlik durumu ortaya çıkar. Bu da söylenti, dedikodu vs. zemini hazırlar ve belirsizlik ne kadar artarsa, verim de o kadar düşer.

Uygulanması mümkün olan bir çok iletişim kanalı mevcuttur. Bunlardan bazıları;

• Kişisel ilişki ve bilgi: Bilgi aktarımı için en iyi yoldur.
  
• Video yayınları: Haberleşme tek yönlü olarak gerçekleşir.
  
• Kurum içi radyo yayını: Eğlendirici olsa da; tipik bir tek yönlü iletişim sistemidir.
  
• Elektronik veri ağı: Bilgisayar yoluyla haberleşme, ençok olayları ve haberleri duyurmak için uygundur. Avantajı; çok sayıda insana çok çabuk ulaşabilmesidir.
  Bunlara bir de gayr-ı resmi iletişim ağını katabiliriz. Genelde serbest toplantılarda, çay meclislerinde olur ve karar verme aşamasında etkilidir.

Yönetici, olumlu ya da olumsuz hiçbir olaya tepkisiz kalmamalı, olaylara olumsuz gözle bakmamalıdır. Özellikle beklenmedik bir anda gösterilen olumlu bir tepki insanı bütünüyle etkisi altına alabilir. Bir üst, astını övmekten hiçbir zaman çekinmemelidir.

Yöneticinin olaylara olumsuz gözle bakmaması gerektiğinden bahsettik. Ancak zaman zaman gerçekten olumsuz durumlarla da karşı karşıya kalınacak ve olumsuz bir tepki gösterilmesi gerekecektir. Bu noktada yapıcı bir eleştiri en az övgü kadar önemli olur.
Eleştirinin yapıcı olması için ufak öneriler:

• Çoğu insan yanlış şeyleri kasıtlı olarak yapmaz. Bir işi ellerine yüzlerine bulaştırdıklarında bile, aslında iyi niyetlidirler. Bu iyi niyeti takdir edin. Bir başarısızlıklarını söylerken, bir önceki başarısıyla mukayese ederek söylersek şahsın kendine güveni artabilir.
  
  
• Öfkenizi dışa vurmadan önce, yapacağınız eleştirinin nedenlerinden emin olun. Çünkü, kontrolsüz bir duygusal patlama, karşınızdaki insanla ilişkilerinizi tamamen bitirebilir.
  
  
• Dolaysız ve adil olarak; ne söylemek istiyorsanız tam olarak onu söyleyin.
  
  
• Tepkinizi çabuk verin, küçük bir mesele büyük bir felakete dönüşünceye kadar beklemeyin. Somut konuşun; sizi tam olarak neyin rahatsız ettiğini söyleyin. O noktada kalın ve kişinin davranışını eleştirirken genellemeden ve kişisel saldırılardan kaçının.
  
  
• Tepkinizi vermek için doğru zamanı seçin. Eğer kuşku duyuyorsanız, “Seninle bu konuyu konuşmamız gerekiyor. Hemen şimdi konuşmak ister misin, yoksa yarına kadar bekleyeyim mi” diye sorun.

Maddi teşvikler de bir iş yerinde motivasyonu artırmakta önemli bir etken olabilir. Ancak yönetim yalnızca madi teşviklere güvenmemeli, şirkette çalışan personeli neyin motive ettiğini ve neyin olumsuz olarak etkilediğini ortaya çıkarmak üzere kendi içinde anketler yapmalıdır. Sorular isimsiz olarak cevaplandırılmalıdır.